מערכת ניהול הזמנות רכש

תוכנה לניהול הזמנות רכש מספקים, לעסקים קטנים, רק ב-99 שקלים לחודש. פורטל ניהול ספקים במסך אחד ובלחיצת כפתור! ניהול עסקי מתחיל ברכש.

תקציר

מערכת ניהול הזמנות רכש Orders מיועדת לכל עסק שעובד עם סחורה, ובעיקר לחנויות קטנות (הפועלות אופליין ואונליין), בין אם הן עובדות מול ספקים בודדים וגם אם הן עובדות מול מאות ספקים שונים.

הרעיון של Orders

  • להקל על ניהול הזמנות רכש.
  • להביא להתנהלות כלכלית יעילה.
  • לעשות סדר בעסק.

עם Orders עסקים נהנים מצמצום משמעותי של טעויות, כגון איבוד חשבוניות, מחירי עלות שמשתנים ללא ידיעת החנות וטעויות בכרטסת מצד הספק. אלה דברים שקורים לעתים תכופות בכל עסק, והם מובילים להפסדים כספיים ולאי נעימויות בגלל חוסר תיעוד מדויק לגבי הסכמי מחירים עם ספקים ופגיעה ברווח במכירות מסוימות. כל בעל עסק יודע שהתנהלות נכונה מול ספקים תחסוך לא מעט זמן וכסף, והדבר משפיע על תזרים המזומנים ועל רווחיות העסק.

בעוד שחנויות רבות עובדות עם מערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM) כדי לרכז את כל הפניות וההזמנות מלקוחות במקום אחד, מעט מאוד חנויות מנהלות הזמנות רכש מספקים עם מערכת מסודרת. זאת מכיוון שאין היום בשוק מערכת שהיא גם ידידותית למשתמש, גם ממוקדת לעבודה ע"י עסקים קטנים וגם זולה.

בנוסף, חנויות רבות מתמקדות בגיוס לקוחות, בשימור לקוחות ובשירות לקוחות רציני בעזרת שימוש במערכות CRM שמיועדות להתנהלות מול לקוחות, אך רוב החנויות זונחות את ההתנהלות התקינה הנדרשת והחשובה מאוד מול הספקים, כשגם כאן זו תוצאה של מחסור במערכות נוחות.

כ-40 אלף עסקים בישראל נסגרים מדי שנה, בעיקר בגלל התנהלות פיננסית ועסקית לא מסודרת ולא יעילה. 90% מכלל העסקים נסגרים בשנה הראשונה, ו-30% מהעסקים נסגרים תוך 5 שנים. החזון של מיזם Orders הוא להביא להתנהלות עסקית נכונה ומקצועית, ובכך לצמצם ככל שניתן את אחוז העסקים שנסגרים בישראל.

מניסיוני האישי אני יכול להעיד שעסקים שעובדים עם מערכת ניהול תזרים מזומנים, ניהול קשרי לקוחות (CRM) וניהול הזמנות רכש, בהחלט יכולים לשפר דרמטית את ביצועי העסק!

  • תיעוד והיסטוריה של כלל ההזמנות לספקים משלוח הזמנות לספקים מתוך המערכת באמצעות דוא"ל ו/או WhatsApp עם תבנית מסודרת, קבועה ומותאמת לעסק.
  • מניעת מצב של חשבוניות חסרות – הכול שקוף, העסק צריך להכניס מס' חשבוניות לכל הזמנת רכש, ויש אפשרות להעלות ולשמור מסמך חשבונית סרוק בתוך כרטיס הזמנת הרכש. ניתן לראות בכל עת הזמנות עם 'חשבונית חסרה' כדי לפנות לספק ולבקש לשלוח חשבונית בלחיצת כפתור.
  • מניעת מצב של טעויות בכרטסת – לא יהיו יותר 'הזמנות כפולות' או חיובים על סחורה שלא הגיעה לעסק בגלל טעות של חברת המשלוחים שהחזירה את המשלוח למרלו"ג הספק. ניתן לראות במערכת Orders בזמן אמת את כל ההזמנות בצורה פשוטה וברורה. החנות צריכה לאשר כי ההזמנה התקבלה (במלואה או בחלקה).
  • ביטול התופעה של שינויי או טעויות מחיר ללא ידיעת העסק – המנהל בחנות רואה את המחיר שסגר מראש עם הספק ואת המחיר שמופיע על גבי החשבונית. עליו לבצע התאמה כדי לוודא שהמחיר זהה. כך לא יהיו יותר שינויי מחיר ללא ידיעת החנות!
  • התנהלות מסודרת מול כל ספק בכל הזמנה – מנהל החנות שעושה שימוש במערכת Orders רואה בזמן אמת לאלו ספקים יש להכין תשלום, מי הספק שעדיין לא שלח חשבונית, מי הספק שלא הוציא קבלה לאחר מסירת התשלום ומי הספק שלא שלח את הסחורה או שלח רק חלק ממנה. הספק מקבל הזמנות בדוא"ל ו/או ב- WhatsAppבצורה מסודרת ובפורמט קבוע, אותו ניתן לשנות ולהתאים לעסק.
  • מהירות ביצוע גבוהה – המערכת חוסכת זמן יקר. בעמוד הראשי של ממשק הניהול ניתן לבצע את הפעולות החשובות ביותר של ניהול הזמנות רכש ופתיחת הזמנות רכש חדשות. הכול נעשה בדף אחד בלבד, בלי שום צורך לפתוח חלונות חדשים.
  • נתוני סטטיסטיקה ודו"חות – בכל עת ניתן לצפות ולייבא לאקסל ו-PDF. כל דו"ח הוא כלי שימושי לניתוח ולניהול מקצועי יותר של העסק: דו"ח רווחיות, הזמנות רכש בכל שלב (לפי ספק, מוצר, מותג ועוד).

תהליך שעוברת כל הזמנת רכש במערכת

דגש על נוחות השימוש ב-Orders ועל הסיוע המרבי לכל בעל עסק

  • אפיון ועיצוב ממשק משתמש (UI) וחוויית משתמש (UX) עומדים בראש סדר העדיפויות בתהליך הפיתוח. המטרה היא להנגיש את השימוש במערכת לבעלי עסקים קטנים, כדי להביא למקסימום תועלת במינימום פעולות. לכן, כלל הפעולות לניהול הזמנות רכש והקמת הזמנת רכש חדשה יהיו דרך הדף הראשי של ממשק המערכת. בתהליך חוויית המשתמש הושקע מאמץ גדול כדי להימנע ממעבר בין עמודים כשרוצים לבצע הוספה, עריכה או שינוי סטאטוס בכל הזמנת רכש, מאחר והיא מוצגת בתור 'כרטיסיה' שאפשר לפתוח ולסגור בקליק באותו עמוד.
  • בזכות בחירת תקופת זמן (היום, אתמול, שבוע אחרון, 30 ימים אחרונים, חודש שעבר, מתאריך מסוים עד תאריך אחר) ניתן לאתר בקלות כל הזמנת רכש במערכת. מעבר לכך, ניתן לסנן בקלות הזמנות רכש לפי ספק, מוצר, קטגוריה ועוד. כדי שיהיה ניתן למצוא במהירות כל הזמנת רכש, המערכת מציגה לשוניות על פי סטאטוס: הזמנות רכש שמחכות לחשבונית או לתשלום, הזמנות רכש שעדיין לא הגיעו לחנות ועוד.
  • המערכת מציגה בדף הראשי ממשק פשוט ונוח הכולל סטטיסטיקה ומשימות כדי לאפשר לבעל העסק לטפל בקלות במטלות שקשורות לספקים. באזור המשימות המערכת תציג מידע על הזמנות שממתינות יותר מדי זמן, תשלומים שיש להכין לספקים, חשבוניות וקבלות חסרות שיש לבקש מהספקים השונים ועוד. ניתן לצפות ולייצא דו"חות לאקסל ו-PDF.
  • ברגע שיש הזמנת רכש חדשה, הספק מקבל הודעה בדוא"ל או WhatsApp עם קישור ייחודי בו הוא יכול לצפות ולערוך פריטים ומחירים, במידה ויש שינוי במחיר או פריט שחסר במלאי. העסק יקבל התראה אם הספק ביצע שינוי בהזמנה ויהיה עליו לאשר אותה.
  • מעבר לפיתוח מערכת Web ידידותית ורספונסיבית שניתן להפעיל מכל מחשב נייח, טאבלט וסמארטפון, הפיתוח יכלול גם בנייה של אפליקציה לאנדרואיד ולאייפון. כך, כל בעל עסק יוכל להיכנס לממשק המערכת מכל מקום ובכל זמן, כדי לנהל ולפתוח הזמנות רכש חדשות.
  • המערכת תכלול בשלב הראשוני 3 שפות: עברית, אנגלית ורוסית. ניתן יהיה להגדיר מטבע כגון שקלים, דולרים, רובל ועוד. כך המערכת תתאים לבעלי עסקים דוברי עברית, אנגלית ורוסית, ותאפשר שימוש נוח גם לעסקים בחו"ל.

בישראל פועלות כיום כ-80 אלף חנויות רחוב ואלפי חנויות אינטרנטיות שמחזיקות סחורה במחסנים. מעבר לחנויות, ענפים נוספים כגון מסעדנות, הייטק, בנייה, פארמה, מכשור רפואי, מוסכים ובעלי מקצוע רבים, מתנהלים מדי יום מול ספקים שונים. לדוגמא, מוסך מנהל מלאי חלפים לרכב וקבלן שיפוצים עובד עם ספקים כדי להזמין לוחות גבס, צבע, טיט ועוד. מדובר לרוב על בעלי עסקים קטנים אשר מושפעים רבות מכל טעות עסקית או פיננסית, אפילו אם היא קטנה ביותר. כך, חשבונית חסרה אחת שפוספסה בטעות יכולה לעלות לעסק באלפי שקלים של החזר מע"מ והכרה כהוצאה מוכרת בעסק.

מערכת ניהול הזמנות רכש Orders תסייע למאות אלפי עסקים כאלו בישראל ולמיליוני עסקים דומים בעולם.

המצב הבעייתי בשוק בכל הקשור למערכות ניהול רכש

שוק מערכות הרכש נשלט בעיקר בידי חברות בתחום תכנון משאבים ארגוניים (ERP), מה שרבים מכירים כ"מערכות ניהול עסק". מעבר ליכולות השונות שיש במערכות הללו, כגון הפקת מסמכים חשבונאיים, ניהול מלאי, ניהול הסכמים ואישורים, ניהול תקציב ועוד, ניתן לנהל בהן גם הזמנות ספקים. יחד עם זאת, מערכות ה-ERP שיש היום בשוק מסורבלות ויקרות לאור המכלול הגדול של תכונות ותהליכים שיש בהן. חלק מהמערכות הוותיקות בנויות בצורה מיושנת עם ממשק משתמש שאינו ידידותי מספיק לבעל העסק. זאת עוד לפני שאנו מדברים על מערכות שאין להן אפליקציה או ממשק רספונסיבי המותאם לסלולר.

מסיבות אלה בעלי עסקים רבים לא מנהלים את תחום הרכש דרך מערכות ERP ומעדיפים להשתמש רק ב'קופה' לטובת ניהול מלאי, חיוב לקוחות, הוצאת חשבוניות ללקוחות והפקת דו"חות Z (דו"ח סגירת קופה) על בסיס יומי. כלומר, ניהול הרכש מאוד לוקה בחסר ופוגע בעסק.

השוואה של פתרונות ניהול רכש בישראל

המודל העסקי הינו פשוט, והוא מבוסס על תשלום דמי מנוי חודשיים עבור השימוש במערכת. המחיר המתוכנן בעת השקת המערכת יהיה 99 ₪ + מע"מ לחודש. מי שיבחר לשלם מראש על מנוי שנתי, יוכל לשלם 999 ₪ +מע"מ בלבד (לאחר הנחה של כ-200 ₪). המחיר מתייחס למשתמש אחד. סביר להניח שרובם המוחלט של העסקים יצטרכו משתמש אחד בלבד, מכיוון שניתן יהיה להיכנס אליו בו זמנית מכמה מחשבים ומכשירים.

תג המחיר הנמוך נועד למשוך כמה שיותר בעלי עסקים כדי שיוכלו להתחיל להתנהל בצורה מסודרת בניהול הרכש שלהם באופן מיידי וללא הוצאה כספית מכבידה.

לאור הפשטות ונוחות השימוש במערכת, בעלי עסקים יוכלו ללמוד להשתמש בממשק בצורה עצמאית בתוך מספר שעות לכל היותר. במרכז העזרה וההדרכה יהיו סרטונים שימושיים שמסבירים על התכונות השונות שיש למערכת להציע. בנוסף, כל בעל עסק יוכל ליצור קשר בקלות בטלפון, דוא"ל או צ'אט תמיכה, כדי לקבל מענה מהיר על כל שאלה.

לכל בעל עסק שרוצה לנסות את המערכת, יינתן חודש ניסיון בחינם. באתר האינטרנט של המערכת ניתן יהיה להירשם בתוך מספר דקות ולקבל גישה מיידית לממשק המערכת. לקראת סיום החודש, המנוי יקבל הודעה כי עליו לשלם עבור מנוי חודשי או שנתי כדי להמשיך להשתמש במערכת Orders.

בעל עסק שיהיה מעוניין להפסיק את השימוש במערכת, יוכל לבטל את המנוי בכל עת, באזור 'הגדרות' בממשק המערכת. לאחר ביצוע הביטול, המנוי לא יחודש לחודש הבא/שנה הבאה.

היתרון לבעלי עסקים שמצטרפים בשלב הקמת המערכת

במסגרת גיוס המונים לפיתוח מערכת הזמנות רכש Orders נעניק לתומכים שמעוניינים בכך מנוי בתמורה לתמיכה הכספית בשלב המוקדם.

  • 50 ₪ תמיכה בפרויקט – מכתב הוקרת תודה.
  • 80 ₪ תמיכה בפרויקט – מכתב הוקרת תודה + פרסום בדף תודות באתר המערכת.
  • 100 ₪ תמיכה בפרויקט – מנוי חינם ל-3 חודשים (חיסכון של 200 ₪).
  • 120 ₪ תמיכה בפרויקט – מכתב הוקרת תודה + פרסום בדף תודות באתר המערכת + משלוח דיסק און קי 16GB מתנה.
  • 500 ₪ תמיכה בפרויקט – מנוי חינם לשנה (חיסכון של 700 ₪).
  • 800 ₪ תמיכה בפרויקט – מנוי חינם לשנה + פרסום בדף 'בין לקוחותינו' בשילוב לוגו ותיאור העסק.

שמי דימה אסכינדזה, בן 31 מתל אביב, ואני עומד מאחורי הרעיון לפיתוח ממשק ניהול הזמנות רכש Orders. הרעיון נולד לאחר ניסיון של כ-10 שנים בתחום הקמעונאות, מסחר אלקטרוני ועבודה עם ספקים. אני בעצמי נתקלתי במהלך השנים באינספור טעויות בכרטסות מצד הספקים, חשבוניות חסרות, מחירי עלות שעלו פתאום ללא הודעה מוקדמת ועוד. לאחר שעברתי על מערכות רבות לניהול עסק, לא מצאתי פתרון ידידותי לניהול הזמנות רכש שמתאים לעסק קטן ויהיה קל ונוח מספיק לשימוש, כדי באמת להתאים לכל בעל עסק, ובמיוחד כזה שאין לו כל ידע במחשבים ובמערכות ניהול.

לכן החלטתי לקחת ברצינות את העניין ולפתח מערכת ניהול הזמנות רכש שיכולה להתאים הן לעסק שלי והן למיליוני עסקים דומים ברחבי העולם. מערכת Orders לא תדרוש תהליך הטמעה מיוחד, היא לא תצריך שעות רבות של לימוד, והעלות שלה לא תהיה כרוכה בהוצאה כספית שתקשה על העסק.

החזון שלי הוא שכל עסק יוכל להרשות לעצמו להצטרף למערכת Orders כדי לשפר בקלות רבה את ההתנהלות השוטפת מול הספקים, כחלק מהתנהלות כלכלית טובה הרבה יותר של העסק.

כתבות אחרונות

איך לבחור יועץ עסקי

יועץ עסקי יכול לסייע רבות לעסק, אם דואגים לבחור אחד שיש לו התמחות ממוקדת שמתאימה לעסק שלכם, ניסיון רלוונטי וחוות דעת חיוביות. במדריך תלמדו איך לבחור יועץ עסקי שיכול באמת לסייע לכם.

קרא עוד »

איך לנהל עסק בתחילת דרכו

כדי לנהל עסק בתחילת דרכו בצורה יעילה, יש לקבוע ולהכיר את קהל היעד, לפנות אליו בצורה נכונה, לנהל היטב לקוחות ולהשתמש במערכות ידידותיות לניהול לקוחות וספקים.

קרא עוד »

צרו איתנו קשר